말씀하시는 증상을 좀 더 구체적으로 알아봐야 합니다.

1. '다른 사람이 파일을 열고 있으면' 이라는 것이.. 다른 사람이 액세스 파일을 열고, 폼이나 보고서를 '디자인 보기'로 열은 상태인가요?

2. 아니면 폼이나 보고서를 '폼 보기' 혹은 '보고서 보기' 등으로 열은 상태인가요?

1번이라면.. 당연한 증상입니다.

2번이라면.. 간단히 답변드릴 사항이 아닙니다. 이것은 해당 상황을 저도 좀 봐야 알 수 있을 것 같습니다. 이런 문제 해결은 튜터링 서비스를 이용하시는 것이 좋을 것 같습니다.

원리를 말씀드리겠습니다.

액세스 파일은 '단독'으로 여는 방법이 있고, '공유' 모드로 여는 방법이 있습니다. '공유' 모드로 여는 것이 기본값이기는 합니다만, PC 설정에 따라 '단독'으로 여는 것이 기본값인 경우도 있습니다.

당연히 '단독'으로 열게되면, 다른 사람은 해당 파일을 열 수 없고, 말씀하신 메시지가 나오게 됩니다.

또, 파일이 '공유' 모드로 열려 있다고 하더라도, 특정 개체를 '디자인 보기'로 열게 되면, 다른 사람은 그 개체를 열 수 없습니다.

그 순간, 특정 개체가 '단독'으로 열려 있다고 보면 되겠습니다.

이 두 가지 지식을 가지고 문제를 해결해 봐야 합니다.

다른분들과 같이 사용 하는 중간 중간 디자인보기로 열어보는 것이 문제였던 것 같습니다. 

친절한 답변 감사드립니다.