개요

중소기업인 B사는 해외 기업(바이어)과 국내 기업(공급업체)을 연결해 주는 서비스를 제공합니다. 바이어와 공급업체의 만남의 장을 주선하는데, 이벤트 장소를 정하는 것부터, 바이어와 공급업체의 만남 일정까지 관리하다 보니 매우 많은 서류 작업이 필요했습니다.

이런 업무를 자동화하는 시스템을 개발하여 업무를 매우 효율적으로 바꿀 수 있었습니다. 기존 엑셀로 각 PC에 흩어져서 관리하던 데이터가, 하나의 데이터베이스에 모이게 되어 진정한 의미의 '관리'가 가능하게 되었습니다. 수작업으로 처리하던 time table 제작도 자동으로 색상까지 지정되어 만들어지고, 바이어와 공급업체에게 수작업으로 보내던 이메일도 시스템에서 자동으로 발송하게끔 만들었습니다.

문제점

엑셀로 수작업 처리를 하다 보니 많은 문제점이 있었지만, 가장 문제가 심각했던 것은 time table 이었습니다. 일정 변경은 적지 않은 비율로 있어 왔고, 그 때 마다 이벤트 담당자는 time table을 다시 만들고, 관련 회사들에게 이메일을 다시 보내야 했습니다.

문제 해결 방법

단순히 시스템에는 만남 일정만 등록합니다. 그러면 시스템이 자동으로 전체 time table을 다시 만들어 줍니다. 이 time table은 데이터베이스의 내용을 기반으로 하여, 엑셀로 만들어 줍니다. 세부적인 디자인 요소를 수작업으로 처리하기 편하게 하기 위해서입니다.

이 time table은 회사마다 색상도 자동으로 다르게 지정해 주는 기능이 포함되어 있습니다.

기타

이 time table을 이메일로 보내는 것도 매우 손이 많이 가는 작업이었습니다. 이제는 버튼을 클릭하면 아웃룩을 통해 time table이 포함된 이메일이 자동으로 만들어집니다. 이것이 두 번째로 큰 효과입니다.

그 이외에도, 회사 및 담당자 정보와 같은 '기준정보'들이 정비되는 효과를 가져왔습니다. 기존에는 각 PC에 흩어져 있는 엑셀 파일 때문에 최신 버전을 만드는 것이 어려웠지만, 이제는 그런 문제에서 자유로와졌습니다.

무엇보다도 동시에 전 직원이 같은 데이터를 보고 편집할 수 있기 때문에 업무 효율성이 매우 좋아졌습니다. 예전에는 서로 파일을 주고 받는 작업을 해야 했었는데, 이제는 그럴 필요성이 없습니다.