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내과 전공의 스케줄 개선

2017.07.26 12:47:18 조회 수 7278 추천 수 0

내과 전공의 강준O

내과 전공의로 근무중인 한 액세스 이용자입니다.

대학 병원의 의사들은 오전모임에서 전일 입원한 환자의 치료 계획, 재원 환자의 진행 상황 및 퇴원환자의 향후 추적관찰에 대하여 논의합니다.

이 과정을 수행하기 위해서는 환자의 입, 퇴원 내역이 일목요연하게 정리된 '환자 현황표'가 필요합니다. 과거에는 엑셀을 이용해 '환자 현황표'를 제작하였고 다음과 같은 과정을 거쳤습니다.

1. 새로운 환자의 입력을 위해 새로운 칸을 만듦
2. 퇴원 환자의 삭제를 위해 셀 내용 및 틀을 삭제함
3. 재원 환자의 변경 사항은 수작업으로 필요한 부분을 변경함

하지만 이러한 작업을 통해 만들어진 데이터는 과거 데이터와 연동이 되지 않았고, 매일 새로운 파일이 생기기 때문에 관리도 쉽지 않았습니다. 또한 매번 새로운 행과 열을 만들고 삭제하는 과정은 동일한 작업의 반복으로 업무 능률을 저하시켰고, 수작업으로 모든 과정이 진행되었기 때문에 실수도 많았습니다.

개선이 필요하다는 생각을 하고 있던 중에, 엑세스 프로그램이 이러한 문제를 해결하는데 적합하다는 사실을 알게 되었고, 일단 엑세스 교재 및 동영상 강의를 통하여 기본적인 액세스의 사용법을 익히게 되었습니다.

어느 정도 공부를 한 후 엑세스를 활용하여 '환자 현황표'를 작성하려 하였으나, 이는 생각만큼 쉽지 않았습니다. 데이터의 구조를 만들고, 구조 사이를 연결시키고, 쿼리로 원하는 정보를 얻고, 버튼이나 인터페이스를 제작하는 등의 각 단계마다 난항을 겪었고, 기존 책이나 강의로는 이러한 점을 해결할 수 없었습니다. 심지어 정보의 바다인 인터넷에서조차 이러한 상황에 맞는 유용한 정보를 찾기는 어려웠습니다.

몇 달을 고생하였지만 성과는 보이지 않았고, 문제점을 해결하기 위해 만든 구조가 점점 더 복잡해지는 문제가 생기고 있었습니다. 그래도 포기하지 않고 고전하던 중에, 엑세스를 활용해 스스로 데이터베이스를 구축하는 사람들을 위한 1:1 튜터링 서비스가 있다는 사실을 알게 되었고, 가격이 약간 비싸지만 지금까지 고전하며 발생한 여러 가지 의문점들을 해결하고자 서비스를 받기로 결정하였습니다.

결과는 놀라웠습니다.

스스로 해결하지 못했던 문제들이 95%이상 단순한 방법으로 해결되었습니다. (5%는 꽤 복잡한 해결방법을 필요로 하는 것이었습니다.)

데이터 구조를 변경함으로 얻게 되는 막강한 효과를 체험하였고, 간단한 프로그래밍을 통한 사용자 중심의 인터페이스 구현도 어렵지 않게 가능하였습니다.

더욱이 도움이 되었던 점은, 튜터링을 받는 동안에 저도 모르게 데이터베이스의 구조에 익숙해지면서 실력이 향상되는 것을 느낄 수 있었던 것입니다. 이제는 간단한 데이터베이스의 구축은 스스로 구현할 수 있게 되었고, 이는 이전에는 생각하지 못했던 놀라운 업무 효율의 향상을 가져오게 되었습니다.

이러한 과정을 거쳐 새로운 엑세스 현황표가 부서에서 통용되었고, 그 후 얼마 지나지 않아 새로운 난제가 발생하였습니다. 문제를 단순화하면 다음과 같습니다.

문제> 전공의 80명의 스케쥴을 짜되 다음의 사실과 규칙을 준수한다.

사실 1. 전공의 80명 = 1년차 20명(A1~A20) + 2년차 20명(B1~B20) + 3년차 20명(C1~C20) + 4년차 20명(D1~D20)
사실 2. 병원은 3곳 = A병원, G병원, S병원
사실 3. 분과는 7곳 = 소화기내과(GE), 순환기내과(CA), 호흡기내과(PU), 신장내과(NE), 내분비내과(EC), 혈액종양내과(HO), 감염내과(ID)

규칙 1. 각 전공의는 모든 분과를 최소 1번 이상 돌아야 한다.
규칙 2. 각 전공의는 모든 병원을 골고루 돌아야 한다.
규칙 3. 각 전공의의 이동횟수(병원이 바뀌는 횟수)는 최소화되어야 한다.
규칙 4. 규칙 1, 2, 3은 연차가 낮을수록 더 철저하게 지키도록 한다.

이전에는 엑셀 수작업으로 수일간 밤낮으로 Trial and error의 과정을 반복하며 답을 찾아 왔습니다. 하지만 이미 엑세스 튜터링 서비스까지 받았던 저는 그렇게 하지 않았습니다. 일단 문제를 분석하여 데이터구조를 만들고, 이를 적절히 연결시켜 최적의 방법을 찾는 과정을 거쳤고, 그 결과 상당히 빠른 시간 내에 몇 가지의 가능성을 도출할 수 있었습니다.

엑세스를 공부한 덕분에, 저 개인의 업무량은 많아졌지만 조직 내에서 꼭 필요한 사람이 되었다는 느낌을 자주 받습니다. 아마도 엑세스는 엑셀과는 달리 데이터베이스에 대한 깊은 이해가 필요하여 쉽게 배울 수 없다는 점 때문일 것입니다.

쉽게 배울 수는 없지만, 일단 한번 원리를 터득하면 다른 사람이 할 수 없는 보다 고차원적인 일을 처리할 수 있게 되어 그룹에서 자신의 가치를 높여 줄 것입니다.

실제로 제가 엑세스 교재를 보고, 강의를 듣고, 튜터링 서비스를 이용하여 구축한 '환자 데이터베이스' 및 '전공의 순환 스케쥴'은 현재 효율적으로 실무에서 사용되고 있습니다.

 
<그림1. 액세스로 제작한 전공의 스케줄>
<그림1. 액세스로 제작한 전공의 스케줄>
<그림2. 엑셀로 제작한 전공의 스케줄>
<그림2. 엑셀로 제작한 전공의 스케줄>
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